Mọi khách sạn ở Tây Ban Nha, Ý và Đức đều phải ghi lại những người ngủ trong phòng của mình. Ba nước yêu cầu các trường khác nhau, với thời hạn khác nhau, qua các kênh khác nhau, và lưu hồ sơ trong những khoảng thời gian khác nhau. Một biểu mẫu check-in làm cho một nước sẽ sai với hai nước còn lại.
Bài viết này đọc văn bản gốc của từng nước và chia các trường thành hai nhóm: những trường in trên hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của khách, và những trường chỉ khách mới cho bạn biết được. Mọi yêu cầu dưới đây đều được trích từ nguồn có liên kết. Khi một nguồn không đọc được trọn vẹn, chỗ thiếu được nêu rõ thay vì tự điền vào.
Đây là blog của doc.cheap, một API OCR hộ chiếu và thẻ căn cước đọc hộ chiếu và thẻ căn cước từ ảnh chụp và kiểm tra lại các chữ số kiểm tra MRZ trên máy chủ. Không nội dung nào dưới đây phụ thuộc vào nó.
Tây Ban Nha: Real Decreto 933/2021
Quy định của Tây Ban Nha nằm trong Real Decreto 933/2021, được công bố trên BOE. Văn bản hợp nhất ghi "Última actualización, publicada el 27/10/2021", và các nghĩa vụ thông báo của nó áp dụng "a partir del 2 de enero de 2023" (Disposición final tercera).
Những gì nghị định yêu cầu ở khách sạn:
| Yêu cầu | Văn bản nói gì | Vị trí |
|---|---|---|
| Người ký | Phiếu nhận phòng "deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años" | Art. 4.2 |
| Độ chính xác | Cơ sở lưu trú chịu trách nhiệm về việc dữ liệu khớp với giấy tờ tùy thân "que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios" | Art. 4.3 |
| Sổ ghi | Một "registro informático" chứa dữ liệu của phụ lục I và II | Art. 5.1 |
| Thời hạn | Gửi dữ liệu "de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas", tính từ lúc đặt phòng và từ "Al inicio de los servicios contratados" | Art. 6.3 |
| Kênh | "por procedimientos telemáticos"; chủ nhà không chuyên có thể dùng cách khác | Art. 6.4 |
| Lưu trữ | "Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada." | Art. 5.3 |
Các trường về khách nằm ở Anexo I, mục A.3, "Datos de los viajeros". Đây là danh sách, sắp xếp theo nguồn của giá trị:
| Trường Anexo I A.3 | Nguồn khi check-in |
|---|---|
| a) Nombre | Giấy tờ |
| b) Primer apellido | Giấy tờ |
| c) Segundo apellido | Giấy tờ, nếu người mang có họ thứ hai |
| d) Sexo | Giấy tờ |
| e) Número de documento de identidad | Giấy tờ |
| f) Número de soporte del documento | Giấy tờ (thẻ Tây Ban Nha); không thuộc các trường MRZ của hộ chiếu |
| g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE) | Giấy tờ |
| h) Nacionalidad | Giấy tờ |
| i) Fecha de nacimiento | Giấy tờ |
| j) Lugar de residencia habitual (Dirección completa, Localidad, País) | Khách |
| k) Teléfono fijo, l) Teléfono móvil, m) Correo electrónico | Khách |
| n) Número de viajeros | Khách hoặc đơn đặt phòng |
| o) Relación de parentesco entre los viajeros (khi có một người chưa thành niên) | Khách |
Mục A.4, "Datos de la transacción", bổ sung phần đặt phòng: số tham chiếu hợp đồng, ngày và chữ ký; ngày giờ nhận và trả phòng; địa chỉ cơ sở, số phòng và việc có Internet hay không; và phần thanh toán: hình thức, thông tin nhận dạng phương tiện thanh toán, chủ sở hữu, ngày hết hạn của thẻ và ngày thanh toán. Không thông tin nào trong số đó có trên hộ chiếu. Chúng đến từ hệ thống đặt phòng và thanh toán của bạn.
Một cái bẫy cho trình phân tích: hộ chiếu chỉ có một trường họ. Tên người Tây Ban Nha thường có hai họ, và nghị định yêu cầu ghi riêng từng họ, vì vậy biểu mẫu nên hiển thị cách tách và cho khách sửa lại.
Đức: Bundesmeldegesetz §§ 29 và 30
Quy định của Đức nằm trong Luật Đăng ký Liên bang, Bundesmeldegesetz (BMG). § 29 BMG quy định những người phải đăng ký:
"Beherbergte ausländische Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben, der die in § 30 Absatz 2 aufgeführten Daten enthält." (§ 29(2))
Như vậy, theo văn bản hiện hành, nghĩa vụ thuộc về khách nước ngoài, và phải thực hiện vào ngày đến. Vợ hoặc chồng, bạn đời và con chưa thành niên là người nước ngoài đi cùng chỉ được ghi bằng số lượng, và với đoàn du lịch trên 10 người thì chỉ trưởng đoàn ký. Theo § 29(3), khách nước ngoài chứng minh danh tính "durch die Vorlage eines gültigen Identitätsdokumentes (anerkannter und gültiger Pass oder Passersatz)".
Biểu mẫu không nhất thiết phải là giấy. Theo § 29(5), nếu khách đồng ý, dữ liệu có thể được thu thập bằng điện tử, và khách xác nhận vào ngày đến bằng một trong ba cách: thanh toán thẻ có xác thực khách hàng mạnh, chức năng định danh điện tử của thẻ căn cước hoặc thẻ cư trú, hoặc đọc định danh điện tử của thẻ đó tại chỗ.
§ 30 BMG quy định nội dung. Biểu mẫu chứa "ausschließlich folgende Daten", nghĩa là chỉ những dữ liệu sau:
| Trường § 30(2) | Nguồn khi check-in |
|---|---|
| 1. Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise | Khách hoặc đơn đặt phòng |
| 2. Familiennamen | Giấy tờ |
| 3. Vornamen | Giấy tờ |
| 4. Geburtsdatum | Giấy tờ |
| 5. Staatsangehörigkeiten | Giấy tờ (khách có nhiều quốc tịch tự bổ sung các quốc tịch còn lại) |
| 6. Anschrift | Khách |
| 7. Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit | Khách |
| 8. Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers | Giấy tờ |
Người vận hành cũng phải đối chiếu biểu mẫu với giấy tờ tùy thân và ghi lại mọi điểm khác biệt, hoặc việc thiếu giấy tờ hay giấy tờ không hợp lệ (§ 30(2)). Các bang có thể thêm trường cho thuế du lịch và thuế nghỉ dưỡng (§ 30(3)).
Thời gian lưu trữ nằm ở § 30(4): giữ biểu mẫu "vom Tag der Abreise der beherbergten Person an ein Jahr", rồi hủy chúng "innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist". Các khoảng thời gian này cũng áp dụng cho dữ liệu điện tử, mà người vận hành phải giao cho cơ quan chức năng ở dạng máy đọc được khi được yêu cầu. Khác với Tây Ban Nha và Ý, BMG không đặt thời hạn gửi định kỳ: biểu mẫu được giữ tại chỗ và xuất trình khi được yêu cầu. Việc xử lý điện tử phải đáp ứng Art. 24, 25 và 32 của Reg. (EU) 2016/679, tức GDPR (§ 30(5)).
Ý: art. 109 TULPS và Alloggiati Web
Nghĩa vụ của Ý xuất phát từ art. 109 của TULPS, bộ luật hợp nhất về an ninh công cộng, cùng các nghị định ngày 7 tháng 1 năm 2013 và ngày 16 tháng 9 năm 2021. Văn bản chính thức của điều này trên Normattiva được tải bằng script, nên các trích dẫn ở đây lấy từ cổng thông tin của Cảnh sát Quốc gia, nơi nhận dữ liệu, Alloggiati Web. Trang chủ của nó ghi:
"I gestori di esercizi alberghieri e di tutte le altre strutture ricettive, ENTRO LE 24 ORE successive all'arrivo, devono comunicare alle questure territorialmente competenti, ESCLUSIVAMENTE per il tramite del Servizio Alloggiati, le generalità delle persone alloggiate. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all'arrivo stesso."
Tóm lại: trong vòng 24 giờ sau khi khách đến, chỉ qua Alloggiati Web, hãy gửi thông tin cá nhân của khách đến sở cảnh sát địa phương; với thời gian lưu trú dưới 24 giờ, hãy gửi ngay khi khách đến.
FAQ của cổng thông tin bổ sung ba điểm:
| Điểm | FAQ nói gì |
|---|---|
| Danh tính | Art. 109 nói "si può dare alloggio esclusivamente a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l'identità", được thông báo qua Alloggiati Web theo nghị định năm 2013, đã sửa đổi năm 2021 |
| Cho thuê ngắn hạn | Nghĩa vụ của art. 109 mở rộng cho các hợp đồng thuê dưới 30 ngày (art. 19-bis của Nghị định-Luật 113/2018) |
| Biên nhận | "Le ricevute vanno conservate per cinque anni in formato digitale." |
Lưu ý rằng năm năm này là cho biên nhận của cổng thông tin, tức bằng chứng bạn đã gửi dữ liệu. FAQ không nói gì về việc lưu giữ chính dữ liệu của khách.
Danh sách trường chính xác nằm trong phụ lục kỹ thuật của nghị định năm 2013. Cổng thông tin chỉ công bố nó dưới dạng tệp PDF, không thể đọc nguyên văn cho bài viết này, nên phần chia theo từng trường được bỏ qua. Trước khi làm biểu mẫu cho Ý, hãy lấy danh sách từ chính các tài liệu hướng dẫn và bảng mã của cổng thông tin (các trang "Manuali" và "Scarica tabelle"). Điều mà văn bản trích dẫn xác nhận là "generalità" của khách được gửi đi và mọi khách đều cần giấy tờ tùy thân.
Ba nước đặt cạnh nhau
| Tây Ban Nha | Ý | Đức | |
|---|---|---|---|
| Nguồn | Real Decreto 933/2021 | Art. 109 TULPS, DM 7/01/2013 được sửa đổi bởi DM 16/09/2021 | BMG §§ 29, 30 |
| Người phải đăng ký | Mọi khách; phiếu do mọi người trên 14 tuổi ký | Mọi khách, kèm giấy tờ tùy thân | Khách nước ngoài; người đi cùng ghi bằng số lượng |
| Họ tên, ngày sinh, quốc tịch | Có | "Generalità" (danh sách chính xác trong phụ lục 2013) | Có |
| Giới tính | Có | Trong phụ lục 2013 | Không |
| Số giấy tờ | Số và, với thẻ Tây Ban Nha, số soporte | Trong phụ lục 2013 | Số sê-ri hộ chiếu |
| Địa chỉ | Địa chỉ đầy đủ nơi cư trú thường xuyên | Trong phụ lục 2013 | Có |
| Điện thoại và email | Có | Trong phụ lục 2013 | Không |
| Dữ liệu thanh toán | Có | Không nhắc đến trong văn bản trích dẫn | Không |
| Thời hạn | 24 giờ | 24 giờ; ngay khi đến nếu lưu trú dưới 24 giờ | Không có cho việc gửi; phiếu ký vào ngày đến |
| Kênh | Điện tử | Chỉ Alloggiati Web | Giữ tại chỗ, xuất trình khi được yêu cầu |
| Lưu trữ | 3 năm từ khi kết thúc dịch vụ | Biên nhận 5 năm | 1 năm từ ngày đi, hủy trong vòng 3 tháng |
Đây là cách đọc các văn bản được trích dẫn, không phải tư vấn pháp lý. Quy định thuế địa phương có thể thêm trường, như § 30(3) BMG cho phép ở Đức.
Biểu mẫu check-in có thể điền sẵn những gì từ giấy tờ
Phần trùng nhau hiện rõ trong các bảng. Ở cả ba nước, các trường lấy từ giấy tờ là cùng một lõi: tên, họ, ngày sinh, quốc tịch, số giấy tờ và loại giấy tờ. Tây Ban Nha còn yêu cầu giới tính. Phần còn lại, như địa chỉ, điện thoại, email, ngày lưu trú, người đi cùng và thanh toán, là của khách hoặc hệ thống đặt phòng của bạn.
Từ đó có một thiết kế biểu mẫu đơn giản:
- Điền sẵn các trường giấy tờ từ ảnh chụp trang dữ liệu. Khách kiểm tra thay vì tự gõ. Việc này cũng đáp ứng nghĩa vụ chính xác của art. 4.3 nghị định Tây Ban Nha và nghĩa vụ đối chiếu của § 30(2) BMG, vì giá trị đến từ chính giấy tờ.
- Dùng chữ số kiểm tra MRZ. Vùng đọc máy của hộ chiếu có chữ số kiểm tra cho số giấy tờ, ngày sinh và ngày hết hạn. Một chữ số bị đọc sai hoặc gõ sai sẽ không qua được phép kiểm tra, nên biểu mẫu có thể cảnh báo trước khi gửi hồ sơ. Công cụ kiểm tra MRZ cho thấy cách tính từng chữ số.
- Hiển thị cách tách họ cho khách Tây Ban Nha. Một trường họ trên hộ chiếu, hai trường trên biểu mẫu.
- Chỉ hỏi những gì nước đó cần. Biểu mẫu Đức chứa "ausschließlich" các trường của § 30(2), nên đừng mang sang các trường điện thoại và email của Tây Ban Nha.
- Đưa thời hạn vào quy trình làm việc. Tây Ban Nha và Ý tính 24 giờ; Đức tính theo ngày đến.
doc.cheap nằm ở đâu trong quy trình
doc.cheap đọc một ảnh mỗi lần gọi với POST /v1/scans và trả về các trường của giấy tờ dưới dạng JSON: holder.given_names, holder.surname, holder.birth_date, holder.sex và holder.nationality, cùng document.kind, document.number, document.expiry_date và document.issuing_state (quốc gia cấp). Trường mrz.status cho biết các chữ số kiểm tra passed hay failed, và mrz.reason nêu điều gì không đạt. Hướng dẫn Nhận dạng hộ chiếu trình bày từng bước của lệnh gọi.
Bản phác thảo ánh xạ vào biểu mẫu check-in, với khóa sandbox trong tài liệu:
const response = await fetch("https://api.doc.cheap/v1/scans", {
method: "POST",
headers: {
Authorization: "Bearer sk_sandbox_public",
"Content-Type": "application/json",
},
body: JSON.stringify({ image: base64Photo, reference: bookingId }),
});
const scan = await response.json();
const prefill = {
firstName: scan.holder?.given_names,
surname: scan.holder?.surname,
sex: scan.holder?.sex,
birthDate: scan.holder?.birth_date,
nationality: scan.holder?.nationality,
documentType: scan.document?.kind,
documentNumber: scan.document?.number,
documentExpiry: scan.document?.expiry_date,
issuingState: scan.document?.issuing_state,
mrzOk: scan.mrz?.status === "passed",
};
// Địa chỉ, điện thoại, email, ngày lưu trú và người đi cùng vẫn do khách cung cấp.
API điền các trường của biểu mẫu. Nó không gửi gì cho cảnh sát, cơ quan chức năng Tây Ban Nha hay Alloggiati Web: việc gửi vẫn do hệ thống quản lý cơ sở lưu trú của bạn đảm nhận. Bản thân ảnh giấy tờ không bao giờ được lưu, và đặt retain_hours: 0 nghĩa là không có gì về lần quét được ghi lại.
Bạn có thể dùng thử không cần tài khoản với khóa sandbox công khai. doc.cheap bao gồm 100 lượt nhận dạng miễn phí mỗi tháng, và bảng so sánh API OCR hộ chiếu liệt kê các dịch vụ được lưu trữ sẵn khác cùng giá công bố của chúng.
Mọi nhận định pháp lý ở trên đều được trích từ các trang BOE, gesetze-im-internet.de và Alloggiati Web có liên kết; mọi nhận định về doc.cheap đều đã được đối chiếu với mã nguồn của nó.
Một câu hỏi cho bạn: quy trình check-in của bạn có phục vụ nhiều hơn một trong các nước này không, và bạn xử lý những trường khác nhau như thế nào? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.