Todo hotel de España, Italia y Alemania tiene que registrar quién duerme en sus habitaciones. Los tres países piden campos distintos, con plazos distintos, por canales distintos, y conservan los registros durante periodos distintos. Un formulario de check-in pensado para uno de ellos no sirve para los otros dos.
Este artículo lee los textos primarios de cada país y divide los campos en dos grupos: los que están impresos en el pasaporte o la tarjeta de identidad del huésped y los que solo puede darle el propio huésped. Cada requisito que sigue está citado de la fuente enlazada. Cuando una fuente no pudo leerse completa, se dice qué falta en lugar de rellenarlo.
Este es el blog de doc.cheap, una API de OCR para pasaportes y documentos de identidad que lee pasaportes y tarjetas de identidad a partir de una foto y vuelve a comprobar en el servidor los dígitos de control de su MRZ. Nada de lo que sigue depende de ella.
España: Real Decreto 933/2021
Las normas españolas están en el Real Decreto 933/2021, publicado en el BOE. El texto consolidado indica "Última actualización, publicada el 27/10/2021", y sus obligaciones de comunicación se aplican "a partir del 2 de enero de 2023" (Disposición final tercera).
Lo que el decreto exige a un hotel:
| Requisito | Qué dice el texto | Dónde |
|---|---|---|
| Quién firma | Los partes de entrada "deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años"; los datos de un menor de 14 los aporta el adulto que lo acompaña | Art. 4.2 |
| Exactitud | El establecimiento responde de que los datos coincidan con los documentos de identidad "que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios" | Art. 4.3 |
| Registro | Un "registro informático" con los datos de los anexos I y II | Art. 5.1 |
| Plazo | Enviar los datos "de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas", contado desde la reserva y desde "Al inicio de los servicios contratados" | Art. 6.3 |
| Canal | "por procedimientos telemáticos"; los anfitriones no profesionales pueden usar otros medios | Art. 6.4 |
| Conservación | "Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada." | Art. 5.3 |
Los campos del huésped están en el Anexo I, apartado A.3, "Datos de los viajeros". Esta es la lista, ordenada según de dónde sale cada valor:
| Campo del Anexo I A.3 | Origen en el check-in |
|---|---|
| a) Nombre | Documento |
| b) Primer apellido | Documento |
| c) Segundo apellido | Documento, cuando el titular lo tiene |
| d) Sexo | Documento |
| e) Número de documento de identidad | Documento |
| f) Número de soporte del documento | Documento (tarjetas españolas); no es uno de los campos de la MRZ del pasaporte |
| g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE) | Documento |
| h) Nacionalidad | Documento |
| i) Fecha de nacimiento | Documento |
| j) Lugar de residencia habitual (Dirección completa, Localidad, País) | Huésped |
| k) Teléfono fijo, l) Teléfono móvil, m) Correo electrónico | Huésped |
| n) Número de viajeros | Huésped o reserva |
| o) Relación de parentesco entre los viajeros (cuando uno es menor) | Huésped |
El apartado A.4, "Datos de la transacción", añade la parte de la reserva: la referencia del contrato, su fecha y las firmas; la fecha y hora de entrada y salida; la dirección del inmueble, su número de habitaciones y si tiene Internet; y el pago: tipo, identificación del medio de pago, su titular, la fecha de caducidad de la tarjeta y la fecha del pago. Nada de eso está en un pasaporte. Sale de sus sistemas de reservas y de pago.
Una trampa para los lectores automáticos: un pasaporte lleva un solo campo de apellido. Los nombres españoles suelen tener dos apellidos, y el decreto los pide por separado, así que el formulario debe mostrar la división y dejar que el huésped la corrija.
Alemania: Bundesmeldegesetz §§ 29 y 30
Las normas alemanas están en la Ley Federal de Empadronamiento, la Bundesmeldegesetz (BMG). El § 29 BMG dice quién debe registrarse:
"Beherbergte ausländische Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben, der die in § 30 Absatz 2 aufgeführten Daten enthält." (§ 29(2))
Es decir, en el texto vigente la obligación recae en los huéspedes extranjeros, y vence el día de llegada. Los cónyuges, parejas e hijos menores extranjeros que los acompañan figuran solo como un número, y en los grupos de viaje de más de 10 personas firma solo el guía. Según el § 29(3), los huéspedes extranjeros se identifican "durch die Vorlage eines gültigen Identitätsdokumentes (anerkannter und gültiger Pass oder Passersatz)".
El formulario no tiene por qué ser de papel. Según el § 29(5), con el consentimiento del huésped, los datos pueden recogerse por vía electrónica, y el huésped los confirma el día de llegada por una de tres vías: un pago con tarjeta con autenticación reforzada del cliente, la función de identificación electrónica de una tarjeta de identidad o de un permiso de residencia, o la lectura in situ de la identificación electrónica de esa tarjeta.
El § 30 BMG fija el contenido. El formulario contiene "ausschließlich folgende Daten", es decir, solo estos:
| Campo del § 30(2) | Origen en el check-in |
|---|---|
| 1. Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise | Huésped o reserva |
| 2. Familiennamen | Documento |
| 3. Vornamen | Documento |
| 4. Geburtsdatum | Documento |
| 5. Staatsangehörigkeiten | Documento (un huésped con más de una añade las demás) |
| 6. Anschrift | Huésped |
| 7. Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit | Huésped |
| 8. Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers | Documento |
El establecimiento también debe cotejar el formulario con el documento de identidad y anotar cualquier diferencia, o un documento ausente o no válido (§ 30(2)). Los estados federados pueden añadir campos para las tasas turísticas y de balneario (§ 30(3)).
La conservación está en el § 30(4): guardar los formularios "vom Tag der Abreise der beherbergten Person an ein Jahr" y después destruirlos "innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist". Los mismos plazos se aplican a los datos electrónicos, que el establecimiento debe entregar a las autoridades en formato legible por máquina cuando se lo pidan. A diferencia de España e Italia, la BMG no fija un plazo de envío periódico: los formularios se guardan en el establecimiento y se muestran cuando se piden. El tratamiento electrónico debe cumplir los arts. 24, 25 y 32 del Reglamento (UE) 2016/679, el RGPD (§ 30(5)).
Italia: art. 109 del TULPS y Alloggiati Web
La obligación italiana procede del art. 109 del TULPS, el texto único de las leyes de seguridad pública, y de los decretos del 7 de enero de 2013 y del 16 de septiembre de 2021. El texto oficial del artículo en Normattiva se carga mediante un script, así que las citas proceden del portal de la Policía del Estado que recibe los datos, Alloggiati Web. Su página de inicio dice:
"I gestori di esercizi alberghieri e di tutte le altre strutture ricettive, ENTRO LE 24 ORE successive all'arrivo, devono comunicare alle questure territorialmente competenti, ESCLUSIVAMENTE per il tramite del Servizio Alloggiati, le generalità delle persone alloggiate. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all'arrivo stesso."
En resumen: en las 24 horas siguientes a la llegada, y solo a través de Alloggiati Web, hay que enviar los datos personales de los huéspedes a la jefatura de policía local; para una estancia de menos de 24 horas, se envían a la llegada.
Las preguntas frecuentes del portal añaden tres puntos:
| Punto | Qué dicen las preguntas frecuentes |
|---|---|
| Identidad | El art. 109 dice "si può dare alloggio esclusivamente a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l'identità", comunicado a través de Alloggiati Web según el decreto de 2013, modificado en 2021 |
| Alquileres cortos | Las obligaciones del art. 109 se extienden a los alquileres de menos de 30 días (art. 19-bis del Decreto-ley 113/2018) |
| Recibos | "Le ricevute vanno conservate per cinque anni in formato digitale." |
Tenga en cuenta que los cinco años se refieren a los recibos del portal, la prueba de que envió los datos. Las preguntas frecuentes no dicen nada sobre la conservación de los propios datos del huésped.
La lista exacta de campos está en el anexo técnico del decreto de 2013. El portal solo la publica en archivos PDF, que no pudieron leerse literalmente para este artículo, así que se omite el desglose campo por campo. Antes de construir el formulario italiano, tome la lista de los propios manuales y tablas de códigos del portal (las páginas "Manuali" y "Scarica tabelle"). Lo que el texto citado confirma es que se envían las "generalità" del huésped y que todo huésped necesita un documento de identidad.
Los tres países, uno al lado del otro
| España | Italia | Alemania | |
|---|---|---|---|
| Fuente | Real Decreto 933/2021 | Art. 109 TULPS, DM 7/01/2013 modificado por el DM 16/09/2021 | BMG §§ 29, 30 |
| Quién se registra | Todo huésped; los menores de 14 a través de un adulto | Todo huésped, con un documento de identidad | Huéspedes extranjeros; acompañantes como un número |
| Nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad | Sí | "Generalità" (lista exacta en el anexo de 2013) | Sí |
| Sexo | Sí | En el anexo de 2013 | No |
| Número de documento | Número y, en las tarjetas españolas, el número de soporte | En el anexo de 2013 | Número de serie del pasaporte |
| Dirección | Dirección completa de residencia habitual | En el anexo de 2013 | Sí |
| Teléfono y correo electrónico | Sí | En el anexo de 2013 | No |
| Datos de pago | Sí | Sin mención en el texto citado | No |
| Plazo | 24 horas | 24 horas; a la llegada para estancias de menos de 24 horas | Ninguno para el envío; formulario firmado el día de llegada |
| Canal | Telemático | Solo Alloggiati Web | Se guarda en el establecimiento y se muestra si se pide |
| Conservación | 3 años desde el fin del servicio | Recibos 5 años | 1 año desde la salida, destrucción en 3 meses |
Esto es una lectura de los textos citados, no asesoramiento jurídico. Las normas fiscales locales pueden añadir campos, como permite en Alemania el § 30(3) BMG.
Qué puede rellenar un formulario de check-in a partir del documento
En las tablas la coincidencia es clara. En los tres países, los campos que salen del documento son el mismo núcleo: nombres, apellido, fecha de nacimiento, nacionalidad, número de documento y tipo de documento. España pide además el sexo. El resto, como la dirección, el teléfono, el correo electrónico, las fechas de estancia, los acompañantes y el pago, corresponde al huésped o a su sistema de reservas.
De ahí sale un diseño de formulario sencillo:
- Rellene los campos del documento a partir de una foto de la página de datos. El huésped los comprueba en lugar de teclearlos. Esto cubre también el deber de exactitud del art. 4.3 del decreto español y el deber de cotejo del § 30(2) BMG, porque los valores salen del propio documento.
- Use los dígitos de control de la MRZ. La zona de lectura mecánica de un pasaporte lleva dígitos de control sobre el número de documento, la fecha de nacimiento y la caducidad. Un dígito mal leído o mal tecleado no supera la comprobación, así que el formulario puede marcarlo antes de enviar el registro. El comprobador de MRZ muestra cómo se calcula cada dígito.
- Muestre la división de apellidos para los huéspedes españoles. Un campo de apellido en el pasaporte, dos en el formulario.
- Pida solo lo que necesita el país. Un formulario alemán contiene "ausschließlich" los campos del § 30(2), así que no arrastre los campos de teléfono y correo electrónico de España.
- Lleve los plazos al flujo de trabajo. España e Italia cuentan 24 horas; Alemania cuenta el día de llegada.
Dónde encaja doc.cheap
doc.cheap lee una imagen por llamada con POST /v1/scans y devuelve los campos del documento como JSON: holder.given_names, holder.surname, holder.birth_date, holder.sex y holder.nationality, y document.kind, document.number, document.expiry_date y document.issuing_state (el Estado emisor). El campo mrz.status indica si los dígitos de control dieron passed o failed, y mrz.reason nombra lo que falló. La guía Reconocer un pasaporte explica la llamada paso a paso.
Un esbozo de la correspondencia con un formulario de check-in, con la clave de sandbox de la documentación:
const response = await fetch("https://api.doc.cheap/v1/scans", {
method: "POST",
headers: {
Authorization: "Bearer sk_sandbox_public",
"Content-Type": "application/json",
},
body: JSON.stringify({ image: base64Photo, reference: bookingId }),
});
const scan = await response.json();
const prefill = {
firstName: scan.holder?.given_names,
surname: scan.holder?.surname,
sex: scan.holder?.sex,
birthDate: scan.holder?.birth_date,
nationality: scan.holder?.nationality,
documentType: scan.document?.kind,
documentNumber: scan.document?.number,
documentExpiry: scan.document?.expiry_date,
issuingState: scan.document?.issuing_state,
mrzOk: scan.mrz?.status === "passed",
};
// Dirección, teléfono, correo, fechas de estancia y acompañantes los aporta el huésped.
La API rellena campos del formulario. No envía nada a la policía, a las autoridades españolas ni a Alloggiati Web: el envío sigue en manos de su sistema de gestión hotelera. La imagen del documento nunca se almacena, y con retain_hours: 0 no se guarda nada del escaneo.
Puede probarla sin cuenta con la clave pública de sandbox. doc.cheap incluye 100 reconocimientos gratuitos cada mes, y la comparativa de APIs de OCR de pasaportes recoge otros servicios alojados con sus precios publicados.
Cada afirmación jurídica anterior está citada de las páginas enlazadas del BOE, de gesetze-im-internet.de y de Alloggiati Web; cada afirmación sobre doc.cheap se comprobó contra su código.
Una pregunta para usted: ¿su flujo de check-in da servicio a más de uno de estos países, y cómo resuelve los campos que cambian? Cuéntenoslo en los comentarios.