Todo hotel na Espanha, na Itália e na Alemanha precisa registrar quem dorme nos seus quartos. Os três países pedem campos diferentes, com prazos diferentes, por canais diferentes, e guardam os registros por períodos diferentes. Uma ficha de check-in feita para um deles está errada para os outros dois.
Este artigo lê os textos primários de cada país e divide os campos em dois grupos: os que estão impressos no passaporte ou na carteira de identidade do hóspede e os que só o próprio hóspede pode informar. Cada exigência abaixo é citada da fonte com link. Quando uma fonte não pôde ser lida por inteiro, a lacuna é apontada em vez de preenchida.
Este é o blog do doc.cheap, uma API de OCR para passaportes e documentos de identidade que lê passaportes e carteiras de identidade a partir de uma foto e confere de novo, no servidor, os dígitos verificadores da MRZ. Nada do que segue depende dela.
Espanha: Real Decreto 933/2021
As normas espanholas estão no Real Decreto 933/2021, publicado no BOE. O texto consolidado mostra "Última actualización, publicada el 27/10/2021", e as suas obrigações de comunicação valem "a partir del 2 de enero de 2023" (Disposición final tercera).
O que o decreto exige de um hotel:
| Exigência | O que diz o texto | Onde |
|---|---|---|
| Quem assina | As fichas de entrada "deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años"; os dados de uma criança menor de 14 anos são informados pelo adulto que a acompanha | Art. 4.2 |
| Exatidão | O estabelecimento responde pela correspondência dos dados com os documentos de identidade "que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios" | Art. 4.3 |
| Registro | Um "registro informático" com os dados dos anexos I e II | Art. 5.1 |
| Prazo | Enviar os dados "de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas", contados a partir da reserva e a partir de "Al inicio de los servicios contratados" | Art. 6.3 |
| Canal | "por procedimientos telemáticos"; anfitriões não profissionais podem usar outros meios | Art. 6.4 |
| Guarda | "Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada." | Art. 5.3 |
Os campos do hóspede estão no Anexo I, seção A.3, "Datos de los viajeros". Esta é a lista, organizada pela origem de cada valor:
| Campo do Anexo I A.3 | Origem no check-in |
|---|---|
| a) Nombre | Documento |
| b) Primer apellido | Documento |
| c) Segundo apellido | Documento, quando o titular tem um |
| d) Sexo | Documento |
| e) Número de documento de identidad | Documento |
| f) Número de soporte del documento | Documento (cartões espanhóis); não é um dos campos da MRZ do passaporte |
| g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE) | Documento |
| h) Nacionalidad | Documento |
| i) Fecha de nacimiento | Documento |
| j) Lugar de residencia habitual (Dirección completa, Localidad, País) | Hóspede |
| k) Teléfono fijo, l) Teléfono móvil, m) Correo electrónico | Hóspede |
| n) Número de viajeros | Hóspede ou reserva |
| o) Relación de parentesco entre los viajeros (quando um deles é menor) | Hóspede |
A seção A.4, "Datos de la transacción", acrescenta o lado da reserva: a referência do contrato, a data e as assinaturas; a data e a hora de entrada e de saída; o endereço do imóvel, o número de quartos e se ele tem Internet; e o pagamento: tipo, identificação do meio de pagamento, o titular, a validade do cartão e a data do pagamento. Nada disso está num passaporte. Vem dos seus sistemas de reservas e de pagamento.
Uma armadilha para leitores automáticos: o passaporte traz um único campo de sobrenome. Nomes espanhóis costumam ter dois sobrenomes, e o decreto pede os dois separados, então a ficha deve mostrar a divisão e deixar o hóspede corrigi-la.
Alemanha: Bundesmeldegesetz §§ 29 e 30
As normas alemãs estão na Lei Federal de Registro, a Bundesmeldegesetz (BMG). O § 29 BMG diz quem deve se registrar:
"Beherbergte ausländische Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben, der die in § 30 Absatz 2 aufgeführten Daten enthält." (§ 29(2))
Ou seja, no texto em vigor a obrigação é dos hóspedes estrangeiros, e vence no dia da chegada. Cônjuges, parceiros e filhos menores estrangeiros que os acompanham entram apenas como um número, e em grupos de viagem com mais de 10 pessoas só o guia assina. Pelo § 29(3), os hóspedes estrangeiros se identificam "durch die Vorlage eines gültigen Identitätsdokumentes (anerkannter und gültiger Pass oder Passersatz)".
A ficha não precisa ser de papel. Pelo § 29(5), com o consentimento do hóspede, os dados podem ser coletados por meio eletrônico, e o hóspede confirma no dia da chegada por um de três caminhos: um pagamento com cartão com autenticação forte do cliente, a função de identificação eletrônica de uma carteira de identidade ou de um título de residência, ou a leitura no local da identificação eletrônica desse cartão.
O § 30 BMG define o conteúdo. A ficha contém "ausschließlich folgende Daten", ou seja, apenas estes:
| Campo do § 30(2) | Origem no check-in |
|---|---|
| 1. Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise | Hóspede ou reserva |
| 2. Familiennamen | Documento |
| 3. Vornamen | Documento |
| 4. Geburtsdatum | Documento |
| 5. Staatsangehörigkeiten | Documento (um hóspede com mais de uma acrescenta as outras) |
| 6. Anschrift | Hóspede |
| 7. Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit | Hóspede |
| 8. Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers | Documento |
O estabelecimento também deve comparar a ficha com o documento de identidade e anotar qualquer diferença, ou um documento ausente ou inválido (§ 30(2)). Os estados podem acrescentar campos para taxas de turismo e de estância termal (§ 30(3)).
A guarda está no § 30(4): manter as fichas "vom Tag der Abreise der beherbergten Person an ein Jahr" e depois destruí-las "innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist". Os mesmos prazos valem para os dados eletrônicos, que o estabelecimento deve entregar às autoridades em formato legível por máquina quando solicitado. Ao contrário da Espanha e da Itália, a BMG não fixa um prazo de envio rotineiro: as fichas ficam guardadas no local e são mostradas quando pedidas. O tratamento eletrônico precisa cumprir os arts. 24, 25 e 32 do Reg. (UE) 2016/679, o RGPD (§ 30(5)).
Itália: art. 109 do TULPS e Alloggiati Web
A obrigação italiana vem do art. 109 do TULPS, o texto único das leis de segurança pública, e dos decretos de 7 de janeiro de 2013 e de 16 de setembro de 2021. O texto oficial do artigo no Normattiva é carregado por script, por isso as citações aqui vêm do portal da Polícia do Estado que recebe os dados, o Alloggiati Web. A página inicial diz:
"I gestori di esercizi alberghieri e di tutte le altre strutture ricettive, ENTRO LE 24 ORE successive all'arrivo, devono comunicare alle questure territorialmente competenti, ESCLUSIVAMENTE per il tramite del Servizio Alloggiati, le generalità delle persone alloggiate. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all'arrivo stesso."
Em resumo: em até 24 horas após a chegada, e somente pelo Alloggiati Web, envie os dados pessoais dos hóspedes à delegacia de polícia local; para uma estadia de menos de 24 horas, envie na própria chegada.
As perguntas frequentes do portal acrescentam três pontos:
| Ponto | O que dizem as perguntas frequentes |
|---|---|
| Identidade | O art. 109 diz "si può dare alloggio esclusivamente a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l'identità", comunicado pelo Alloggiati Web conforme o decreto de 2013, com as alterações de 2021 |
| Locações curtas | As obrigações do art. 109 se estendem a locações de menos de 30 dias (art. 19-bis do Decreto-Lei 113/2018) |
| Recibos | "Le ricevute vanno conservate per cinque anni in formato digitale." |
Repare que os cinco anos se referem aos recibos do portal, a prova de que você enviou os dados. As perguntas frequentes não dizem nada sobre a guarda dos próprios dados do hóspede.
A lista exata de campos está no anexo técnico do decreto de 2013. O portal a publica apenas em arquivos PDF, que não puderam ser lidos literalmente para este artigo, por isso o detalhamento campo a campo ficou de fora. Antes de montar a ficha italiana, pegue a lista nos próprios manuais e tabelas de códigos do portal (as páginas "Manuali" e "Scarica tabelle"). O que o texto citado confirma é que as "generalità" do hóspede são enviadas e que todo hóspede precisa de um documento de identidade.
Os três países lado a lado
| Espanha | Itália | Alemanha | |
|---|---|---|---|
| Fonte | Real Decreto 933/2021 | Art. 109 TULPS, DM 7/01/2013 alterado pelo DM 16/09/2021 | BMG §§ 29, 30 |
| Quem se registra | Todo hóspede; menores de 14 anos por meio de um adulto | Todo hóspede, com um documento de identidade | Hóspedes estrangeiros; acompanhantes como um número |
| Nome, data de nascimento, nacionalidade | Sim | "Generalità" (lista exata no anexo de 2013) | Sim |
| Sexo | Sim | No anexo de 2013 | Não |
| Número do documento | Número e, nos cartões espanhóis, o número de suporte | No anexo de 2013 | Número de série do passaporte |
| Endereço | Endereço completo de residência habitual | No anexo de 2013 | Sim |
| Telefone e e-mail | Sim | No anexo de 2013 | Não |
| Dados de pagamento | Sim | Sem menção no texto citado | Não |
| Prazo | 24 horas | 24 horas; na chegada para estadias de menos de 24 horas | Nenhum para envio; ficha assinada no dia da chegada |
| Canal | Telemático | Somente Alloggiati Web | Guardada no local, mostrada quando pedida |
| Guarda | 3 anos a partir do fim do serviço | Recibos por 5 anos | 1 ano a partir da saída, destruída em até 3 meses |
Esta é uma leitura dos textos citados, não uma orientação jurídica. Normas fiscais locais podem acrescentar campos, como o § 30(3) BMG permite na Alemanha.
O que a ficha de check-in pode preencher a partir do documento
A sobreposição fica clara nas tabelas. Nos três países, os campos que vêm do documento são o mesmo núcleo: nomes, sobrenome, data de nascimento, nacionalidade, número do documento e tipo de documento. A Espanha pede também o sexo. O resto, como endereço, telefone, e-mail, datas da estadia, acompanhantes e pagamento, fica com o hóspede ou com o seu sistema de reservas.
Isso leva a um desenho de ficha simples:
- Preencha os campos do documento a partir de uma foto da página de dados. O hóspede confere em vez de digitar. Isso também atende ao dever de exatidão do art. 4.3 do decreto espanhol e ao dever de comparação do § 30(2) BMG, porque os valores vêm do próprio documento.
- Use os dígitos verificadores da MRZ. A zona de leitura mecânica do passaporte traz dígitos verificadores sobre o número do documento, a data de nascimento e a validade. Um dígito lido ou digitado errado falha na verificação, então a ficha pode sinalizá-lo antes de o registro ser enviado. O verificador de MRZ mostra como cada dígito é calculado.
- Mostre a divisão do sobrenome para hóspedes espanhóis. Um campo de sobrenome no passaporte, dois na ficha.
- Peça só o que o país exige. Uma ficha alemã contém "ausschließlich" os campos do § 30(2), então não leve para ela os campos de telefone e e-mail da Espanha.
- Coloque os prazos no fluxo de trabalho. Espanha e Itália contam 24 horas; a Alemanha conta o dia da chegada.
Onde o doc.cheap entra
O doc.cheap lê uma imagem por chamada com POST /v1/scans e devolve os campos do documento em JSON: holder.given_names, holder.surname, holder.birth_date, holder.sex e holder.nationality, e document.kind, document.number, document.expiry_date e document.issuing_state (o Estado emissor). O campo mrz.status diz se os dígitos verificadores deram passed ou failed, e mrz.reason informa o que falhou. O guia Reconhecer um passaporte mostra a chamada passo a passo.
Um esboço do mapeamento para uma ficha de check-in, com a chave de sandbox da documentação:
const response = await fetch("https://api.doc.cheap/v1/scans", {
method: "POST",
headers: {
Authorization: "Bearer sk_sandbox_public",
"Content-Type": "application/json",
},
body: JSON.stringify({ image: base64Photo, reference: bookingId }),
});
const scan = await response.json();
const prefill = {
firstName: scan.holder?.given_names,
surname: scan.holder?.surname,
sex: scan.holder?.sex,
birthDate: scan.holder?.birth_date,
nationality: scan.holder?.nationality,
documentType: scan.document?.kind,
documentNumber: scan.document?.number,
documentExpiry: scan.document?.expiry_date,
issuingState: scan.document?.issuing_state,
mrzOk: scan.mrz?.status === "passed",
};
// Endereço, telefone, e-mail, datas da estadia e acompanhantes ficam com o hóspede.
A API preenche campos da ficha. Ela não envia nada à polícia, às autoridades espanholas nem ao Alloggiati Web: o envio continua com o seu sistema de gestão hoteleira. A imagem do documento nunca é armazenada, e com retain_hours: 0 nada do escaneamento é gravado.
Você pode testar sem conta usando a chave pública de sandbox. O doc.cheap inclui 100 reconhecimentos gratuitos todo mês, e a comparação de APIs de OCR de passaportes lista outros serviços hospedados com os seus preços publicados.
Cada afirmação jurídica acima é citada das páginas do BOE, do gesetze-im-internet.de e do Alloggiati Web com link; cada afirmação sobre o doc.cheap foi conferida contra o seu código.
Uma pergunta para você: o seu fluxo de check-in atende mais de um desses países, e como você lida com os campos que mudam? Conte para a gente nos comentários abaixo.