Jedes Hotel in Spanien, Italien und Deutschland muss festhalten, wer in seinen Zimmern übernachtet. Die drei Länder verlangen unterschiedliche Felder, mit unterschiedlichen Fristen, über unterschiedliche Kanäle, und bewahren die Daten unterschiedlich lange auf. Ein Check-in-Formular, das für eines dieser Länder gebaut ist, passt für die anderen beiden nicht.

Dieser Beitrag liest für jedes Land die Primärtexte und teilt die Felder in zwei Gruppen: solche, die auf dem Reisepass oder Personalausweis des Gastes stehen, und solche, die nur der Gast selbst angeben kann. Jede Anforderung unten ist aus der verlinkten Quelle zitiert. Wo sich eine Quelle nicht vollständig lesen ließ, wird die Lücke benannt statt gefüllt.

Dies ist der Blog von doc.cheap, einer OCR-API für Reisepässe und Ausweise, die Reisepässe und Personalausweise von einem Foto liest und die Prüfziffern ihrer MRZ auf dem Server erneut prüft. Nichts im Folgenden hängt davon ab.

Spanien: Real Decreto 933/2021

Die spanischen Vorgaben stehen im Real Decreto 933/2021, veröffentlicht im BOE, dem spanischen Gesetzblatt. Der konsolidierte Text zeigt „Última actualización, publicada el 27/10/2021“, und seine Meldepflichten gelten „a partir del 2 de enero de 2023“ (Disposición final tercera).

Was das Dekret von einem Hotel verlangt:

Anforderung Was der Text sagt Wo
Wer unterschreibt Die Anmeldeformulare „deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años“; die Daten eines Kindes unter 14 gibt der begleitende Erwachsene an Art. 4.2
Richtigkeit Der Betrieb haftet dafür, dass die Daten mit den Ausweisdokumenten übereinstimmen, „que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios“ Art. 4.3
Register Ein „registro informático“ mit den Daten der Anhänge I und II Art. 5.1
Frist Die Daten „de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas“ übermitteln, gerechnet ab der Buchung und ab „Al inicio de los servicios contratados“ Art. 6.3
Kanal „por procedimientos telemáticos“; nicht gewerbliche Gastgeber dürfen andere Wege nutzen Art. 6.4
Aufbewahrung „Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.“ Art. 5.3

Die Gästefelder stehen in Anexo I, Abschnitt A.3, „Datos de los viajeros“. Hier die Liste, sortiert danach, woher der Wert stammt:

Feld aus Anexo I A.3 Quelle beim Check-in
a) Nombre Dokument
b) Primer apellido Dokument
c) Segundo apellido Dokument, wenn der Inhaber einen hat
d) Sexo Dokument
e) Número de documento de identidad Dokument
f) Número de soporte del documento Dokument (spanische Karten); keines der MRZ-Felder des Reisepasses
g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE) Dokument
h) Nacionalidad Dokument
i) Fecha de nacimiento Dokument
j) Lugar de residencia habitual (Dirección completa, Localidad, País) Gast
k) Teléfono fijo, l) Teléfono móvil, m) Correo electrónico Gast
n) Número de viajeros Gast oder Buchung
o) Relación de parentesco entre los viajeros (wenn einer minderjährig ist) Gast

Abschnitt A.4, „Datos de la transacción“, ergänzt die Buchungsseite: Vertragsreferenz, Datum und Unterschriften; Datum und Uhrzeit von Ankunft und Abreise; Adresse der Unterkunft, Zahl der Zimmer und ob es Internet gibt; und die Zahlung: Art, Kennung des Zahlungsmittels, sein Inhaber, das Ablaufdatum der Karte und das Zahlungsdatum. Nichts davon steht in einem Reisepass. Es kommt aus Ihren Buchungs- und Zahlungssystemen.

Eine Falle für Parser: Ein Reisepass hat ein einziges Feld für den Nachnamen. Spanische Namen haben oft zwei Nachnamen, und das Dekret verlangt sie getrennt. Das Formular sollte die Aufteilung also anzeigen und den Gast sie korrigieren lassen.

Deutschland: Bundesmeldegesetz §§ 29 und 30

Die deutschen Vorgaben stehen im Bundesmeldegesetz (BMG). § 29 BMG legt fest, wer sich anmelden muss:

"Beherbergte ausländische Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben, der die in § 30 Absatz 2 aufgeführten Daten enthält." (§ 29(2))

Nach dem geltenden Text trifft die Pflicht also ausländische Gäste, und zwar am Tag der Ankunft. Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder werden nur als Zahl angegeben, und bei Reisegruppen von mehr als 10 Personen unterschreibt nur die Reiseleitung. Nach § 29(3) weisen sich ausländische Gäste „durch die Vorlage eines gültigen Identitätsdokumentes (anerkannter und gültiger Pass oder Passersatz)“ aus.

Der Meldeschein muss nicht aus Papier sein. Nach § 29(5) dürfen die Daten mit Einwilligung des Gastes elektronisch erhoben werden, und der Gast bestätigt am Tag der Ankunft auf einem von drei Wegen: durch eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung, durch die eID-Funktion eines Personalausweises oder Aufenthaltstitels oder durch das Auslesen der eID dieser Karte vor Ort.

§ 30 BMG bestimmt den Inhalt. Der Meldeschein enthält „ausschließlich folgende Daten“:

Feld nach § 30(2) Quelle beim Check-in
1. Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise Gast oder Buchung
2. Familiennamen Dokument
3. Vornamen Dokument
4. Geburtsdatum Dokument
5. Staatsangehörigkeiten Dokument (ein Gast mit mehreren ergänzt die übrigen)
6. Anschrift Gast
7. Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit Gast
8. Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers Dokument

Der Betreiber muss den Meldeschein außerdem mit dem Identitätsdokument abgleichen und jede Abweichung vermerken, ebenso ein fehlendes oder ungültiges Dokument (§ 30(2)). Die Länder dürfen Felder für Kur- und Fremdenverkehrsabgaben ergänzen (§ 30(3)).

Die Aufbewahrung steht in § 30(4): Die Meldescheine sind „vom Tag der Abreise der beherbergten Person an ein Jahr“ aufzubewahren und danach „innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist“ zu vernichten. Dieselben Fristen gelten für elektronische Daten, die der Betreiber den Behörden auf Verlangen maschinenlesbar übergeben muss. Anders als in Spanien und Italien sieht das BMG keine laufende Übermittlungsfrist vor: Die Meldescheine bleiben im Betrieb und werden auf Verlangen vorgelegt. Die elektronische Verarbeitung muss Art. 24, 25 und 32 der Verordnung (EU) 2016/679, der DSGVO, erfüllen (§ 30(5)).

Italien: Art. 109 TULPS und Alloggiati Web

Die italienische Pflicht ergibt sich aus Art. 109 des TULPS, des Einheitstextes der Gesetze zur öffentlichen Sicherheit, sowie aus den Dekreten vom 7. Januar 2013 und vom 16. September 2021. Der amtliche Text des Artikels auf Normattiva lädt nur per Skript, daher stammen die Zitate hier vom Portal der Staatspolizei, das die Daten entgegennimmt, Alloggiati Web. Auf der Startseite heißt es:

"I gestori di esercizi alberghieri e di tutte le altre strutture ricettive, ENTRO LE 24 ORE successive all'arrivo, devono comunicare alle questure territorialmente competenti, ESCLUSIVAMENTE per il tramite del Servizio Alloggiati, le generalità delle persone alloggiate. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all'arrivo stesso."

Kurz gesagt: Innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft, und nur über Alloggiati Web, die Personalien der Gäste an die zuständige Questura, das örtliche Polizeipräsidium, übermitteln; bei einem Aufenthalt unter 24 Stunden gleich bei der Ankunft.

Die FAQ des Portals ergänzen drei Punkte:

Punkt Was die FAQ sagen
Identität Art. 109 besagt „si può dare alloggio esclusivamente a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l'identità“, übermittelt über Alloggiati Web nach dem Dekret von 2013 in der Fassung von 2021
Kurzzeitvermietung Die Pflichten aus Art. 109 gelten auch für Vermietungen unter 30 Tagen (Art. 19-bis des Gesetzesdekrets 113/2018)
Quittungen „Le ricevute vanno conservate per cinque anni in formato digitale.“

Beachten Sie: Die fünf Jahre gelten für die Quittungen des Portals, also den Nachweis, dass Sie die Daten gesendet haben. Über die Aufbewahrung der Gästedaten selbst sagen die FAQ nichts.

Die genaue Feldliste steht im technischen Anhang des Dekrets von 2013. Das Portal veröffentlicht sie nur als PDF-Dateien, die sich für diesen Beitrag nicht wörtlich lesen ließen, deshalb fehlt die Aufteilung Feld für Feld. Bevor Sie das italienische Formular bauen, nehmen Sie die Liste aus den Handbüchern und Codetabellen des Portals selbst (die Seiten „Manuali“ und „Scarica tabelle“). Der zitierte Text bestätigt, dass die „generalità“ der Gäste übermittelt werden und dass jeder Gast ein Identitätsdokument braucht.

Die drei Länder im Vergleich

Spanien Italien Deutschland
Quelle Real Decreto 933/2021 Art. 109 TULPS, DM 7/01/2013 in der Fassung des DM 16/09/2021 BMG §§ 29, 30
Wer sich anmeldet Jeder Gast; unter 14 über einen Erwachsenen Jeder Gast, mit Identitätsdokument Ausländische Gäste; Mitreisende als Zahl
Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit Ja „Generalità“ (genaue Liste im Anhang von 2013) Ja
Geschlecht Ja Im Anhang von 2013 Nein
Dokumentnummer Nummer und, bei spanischen Karten, die Trägernummer Im Anhang von 2013 Seriennummer des Passes
Anschrift Vollständige Adresse des gewöhnlichen Wohnsitzes Im Anhang von 2013 Ja
Telefon und E-Mail Ja Im Anhang von 2013 Nein
Zahlungsdaten Ja Im zitierten Text nicht erwähnt Nein
Frist 24 Stunden 24 Stunden; bei Aufenthalten unter 24 Stunden bei Ankunft Keine Übermittlung; Meldeschein am Ankunftstag unterschrieben
Kanal Elektronisch Nur Alloggiati Web Im Betrieb aufbewahrt, auf Verlangen vorgelegt
Aufbewahrung 3 Jahre ab Ende der Leistung Quittungen 5 Jahre 1 Jahr ab Abreise, Vernichtung innerhalb von 3 Monaten

Dies ist eine Lektüre der zitierten Texte, keine Rechtsberatung. Örtliche Abgabenvorschriften können weitere Felder hinzufügen, wie § 30(3) BMG es in Deutschland erlaubt.

Was ein Check-in-Formular aus dem Dokument vorausfüllen kann

Die Überschneidung ist in den Tabellen deutlich. In allen drei Ländern sind die Felder, die aus dem Dokument kommen, derselbe Kern: Vornamen, Nachname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Dokumentnummer und Dokumentart. Spanien will zusätzlich das Geschlecht. Der Rest, etwa Anschrift, Telefon, E-Mail, Aufenthaltsdaten, Mitreisende und Zahlung, kommt vom Gast oder aus Ihrem Buchungssystem.

Daraus folgt ein einfaches Formulardesign:

  • Die Dokumentfelder aus einem Foto der Datenseite vorausfüllen. Der Gast prüft sie, statt sie einzutippen. Das deckt auch die Richtigkeitspflicht aus Art. 4.3 des spanischen Dekrets und die Abgleichpflicht aus § 30(2) BMG ab, weil die Werte aus dem Dokument selbst stammen.
  • Die Prüfziffern der MRZ nutzen. Die maschinenlesbare Zone eines Reisepasses trägt Prüfziffern über Dokumentnummer, Geburtsdatum und Ablaufdatum. Eine falsch gelesene oder falsch getippte Ziffer fällt durch die Prüfung, sodass das Formular sie markieren kann, bevor der Datensatz gesendet wird. Der MRZ-Prüfer zeigt, wie jede Ziffer berechnet wird.
  • Für spanische Gäste die Aufteilung des Nachnamens anzeigen. Ein Nachnamensfeld im Pass, zwei im Formular.
  • Nur abfragen, was das Land verlangt. Ein deutscher Meldeschein enthält „ausschließlich“ die Felder aus § 30(2), übernehmen Sie also nicht die spanischen Felder für Telefon und E-Mail.
  • Die Fristen in den Ablauf einbauen. Spanien und Italien rechnen mit 24 Stunden; Deutschland rechnet mit dem Ankunftstag.

Wo doc.cheap ins Spiel kommt

doc.cheap liest pro Aufruf ein Bild mit POST /v1/scans und gibt die Dokumentfelder als JSON zurück: holder.given_names, holder.surname, holder.birth_date, holder.sex und holder.nationality sowie document.kind, document.number, document.expiry_date und document.issuing_state (den ausstellenden Staat). Das Feld mrz.status gibt an, ob die Prüfziffern passed oder failed sind, und mrz.reason nennt, was fehlgeschlagen ist. Die Anleitung Einen Reisepass erkennen führt durch den Aufruf.

Eine Skizze der Zuordnung in ein Check-in-Formular, mit dem Sandbox-Schlüssel aus der Dokumentation:

const response = await fetch("https://api.doc.cheap/v1/scans", {
  method: "POST",
  headers: {
    Authorization: "Bearer sk_sandbox_public",
    "Content-Type": "application/json",
  },
  body: JSON.stringify({ image: base64Photo, reference: bookingId }),
});
const scan = await response.json();

const prefill = {
  firstName: scan.holder?.given_names,
  surname: scan.holder?.surname,
  sex: scan.holder?.sex,
  birthDate: scan.holder?.birth_date,
  nationality: scan.holder?.nationality,
  documentType: scan.document?.kind,
  documentNumber: scan.document?.number,
  documentExpiry: scan.document?.expiry_date,
  issuingState: scan.document?.issuing_state,
  mrzOk: scan.mrz?.status === "passed",
};
// Anschrift, Telefon, E-Mail, Aufenthaltsdaten und Mitreisende gibt der Gast an.

Die API füllt Formularfelder. Sie sendet nichts an die Polizei, an spanische Behörden oder an Alloggiati Web: Die Übermittlung bleibt Sache Ihres Hotelsystems. Das Dokumentbild selbst wird nie gespeichert, und mit retain_hours: 0 wird über den Scan gar nichts festgehalten.

Sie können es mit dem öffentlichen Sandbox-Schlüssel ohne Konto ausprobieren. doc.cheap enthält jeden Monat 100 kostenlose Erkennungen, und der Vergleich von Reisepass-OCR-APIs listet andere gehostete Dienste mit ihren veröffentlichten Preisen auf.

Jede rechtliche Aussage oben ist aus den verlinkten Seiten von BOE, gesetze-im-internet.de und Alloggiati Web zitiert; jede Aussage über doc.cheap wurde am Code geprüft.

Eine Frage an Sie: Bedient Ihr Check-in-Ablauf mehr als eines dieser Länder, und wie gehen Sie mit den abweichenden Feldern um? Schreiben Sie es uns unten in die Kommentare.