Setiap hotel di Spanyol, Italia, dan Jerman wajib mencatat siapa yang menginap di kamarnya. Ketiga negara meminta kolom yang berbeda, dengan tenggat yang berbeda, melalui saluran yang berbeda, dan menyimpan catatannya untuk jangka waktu yang berbeda. Formulir check-in yang dibuat untuk salah satu negara akan keliru untuk dua negara lainnya.
Tulisan ini membaca teks primer untuk setiap negara dan membagi kolomnya menjadi dua kelompok: kolom yang tercetak di paspor atau kartu identitas tamu, dan kolom yang hanya bisa diberitahukan oleh tamu. Setiap ketentuan di bawah dikutip dari sumber yang ditautkan. Jika suatu sumber tidak bisa dibaca secara lengkap, celahnya disebutkan, bukan diisi.
Ini adalah blog doc.cheap, sebuah API OCR paspor dan kartu identitas yang membaca paspor dan kartu identitas dari foto serta memeriksa ulang digit pemeriksa MRZ-nya di server. Tidak ada isi di bawah ini yang bergantung padanya.
Spanyol: Real Decreto 933/2021
Aturan Spanyol tercantum dalam Real Decreto 933/2021, yang diterbitkan di BOE. Teks konsolidasinya menunjukkan "Última actualización, publicada el 27/10/2021", dan kewajiban pelaporannya berlaku "a partir del 2 de enero de 2023" (Disposición final tercera).
Yang diwajibkan dekret ini bagi hotel:
| Ketentuan | Bunyi teks | Letak |
|---|---|---|
| Siapa yang menandatangani | Formulir kedatangan "deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años" | Art. 4.2 |
| Ketepatan | Usaha penginapan bertanggung jawab atas kesesuaian data dengan dokumen identitas "que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios" | Art. 4.3 |
| Catatan | Sebuah "registro informático" yang memuat data lampiran I dan II | Art. 5.1 |
| Tenggat | Kirim data "de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas", dihitung sejak pemesanan dan sejak "Al inicio de los servicios contratados" | Art. 6.3 |
| Saluran | "por procedimientos telemáticos"; tuan rumah nonprofesional boleh memakai cara lain | Art. 6.4 |
| Masa simpan | "Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada." | Art. 5.3 |
Kolom data tamu ada di Anexo I, bagian A.3, "Datos de los viajeros". Berikut daftarnya, diurutkan menurut asal nilainya:
| Kolom Anexo I A.3 | Sumber saat check-in |
|---|---|
| a) Nombre | Dokumen |
| b) Primer apellido | Dokumen |
| c) Segundo apellido | Dokumen, jika pemegangnya memilikinya |
| d) Sexo | Dokumen |
| e) Número de documento de identidad | Dokumen |
| f) Número de soporte del documento | Dokumen (kartu Spanyol); bukan salah satu kolom MRZ paspor |
| g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE) | Dokumen |
| h) Nacionalidad | Dokumen |
| i) Fecha de nacimiento | Dokumen |
| j) Lugar de residencia habitual (Dirección completa, Localidad, País) | Tamu |
| k) Teléfono fijo, l) Teléfono móvil, m) Correo electrónico | Tamu |
| n) Número de viajeros | Tamu atau pemesanan |
| o) Relación de parentesco entre los viajeros (jika salah satunya anak di bawah umur) | Tamu |
Bagian A.4, "Datos de la transacción", menambahkan sisi pemesanan: nomor referensi kontrak, tanggal, dan tanda tangan; tanggal dan jam masuk dan keluar; alamat properti, jumlah kamar, dan ada tidaknya Internet; serta pembayaran: jenisnya, identifikasi alat pembayaran, pemiliknya, tanggal kedaluwarsa kartu, dan tanggal pembayaran. Tidak satu pun dari itu ada di paspor. Semuanya berasal dari sistem pemesanan dan pembayaran Anda.
Satu jebakan bagi parser: paspor hanya memuat satu kolom nama keluarga. Nama Spanyol sering memiliki dua nama keluarga, dan dekret ini memintanya secara terpisah, jadi formulir sebaiknya menampilkan pemisahannya dan membiarkan tamu mengoreksinya.
Jerman: Bundesmeldegesetz §§ 29 dan 30
Aturan Jerman tercantum dalam Undang-Undang Pendaftaran Federal, Bundesmeldegesetz (BMG). § 29 BMG menetapkan siapa yang wajib mendaftar:
"Beherbergte ausländische Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben, der die in § 30 Absatz 2 aufgeführten Daten enthält." (§ 29(2))
Jadi, dalam teks yang berlaku sekarang, kewajiban ini ada pada tamu asing, dan jatuh pada hari kedatangan. Pasangan, mitra, dan anak di bawah umur berkewarganegaraan asing yang ikut serta hanya dicatat jumlahnya, dan untuk rombongan wisata lebih dari 10 orang hanya pemimpin rombongan yang menandatangani. Menurut § 29(3), tamu asing menunjukkan identitasnya "durch die Vorlage eines gültigen Identitätsdokumentes (anerkannter und gültiger Pass oder Passersatz)".
Formulirnya tidak harus kertas. Menurut § 29(5), dengan persetujuan tamu, data boleh dikumpulkan secara elektronik, dan tamu mengonfirmasinya pada hari kedatangan melalui salah satu dari tiga cara: pembayaran kartu dengan autentikasi pelanggan yang kuat, fungsi identitas elektronik pada kartu identitas atau izin tinggal, atau pembacaan identitas elektronik kartu tersebut di lokasi.
§ 30 BMG menetapkan isinya. Formulir memuat "ausschließlich folgende Daten", yaitu hanya data berikut:
| Kolom § 30(2) | Sumber saat check-in |
|---|---|
| 1. Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise | Tamu atau pemesanan |
| 2. Familiennamen | Dokumen |
| 3. Vornamen | Dokumen |
| 4. Geburtsdatum | Dokumen |
| 5. Staatsangehörigkeiten | Dokumen (tamu dengan lebih dari satu kewarganegaraan menambahkan sisanya) |
| 6. Anschrift | Tamu |
| 7. Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit | Tamu |
| 8. Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers | Dokumen |
Pengelola juga wajib mencocokkan formulir dengan dokumen identitas dan mencatat setiap perbedaan, atau dokumen yang tidak ada atau tidak sah (§ 30(2)). Negara bagian boleh menambahkan kolom untuk pajak turis dan pajak spa (§ 30(3)).
Masa simpan diatur dalam § 30(4): simpan formulir "vom Tag der Abreise der beherbergten Person an ein Jahr", lalu musnahkan "innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist". Jangka waktu yang sama berlaku untuk data elektronik, yang wajib diserahkan pengelola kepada pihak berwenang dalam bentuk yang dapat dibaca mesin bila diminta. Berbeda dengan Spanyol dan Italia, BMG tidak menetapkan tenggat pengiriman rutin: formulir disimpan di lokasi dan ditunjukkan bila diminta. Pemrosesan elektronik harus memenuhi Art. 24, 25, dan 32 Reg. (EU) 2016/679, yaitu GDPR (§ 30(5)).
Italia: art. 109 TULPS dan Alloggiati Web
Kewajiban di Italia berasal dari art. 109 TULPS, undang-undang konsolidasi tentang keamanan publik, serta dekret 7 Januari 2013 dan 16 September 2021. Teks resmi pasal tersebut di Normattiva dimuat lewat skrip, jadi kutipan di sini diambil dari portal Kepolisian Negara yang menerima data, Alloggiati Web. Halaman utamanya berbunyi:
"I gestori di esercizi alberghieri e di tutte le altre strutture ricettive, ENTRO LE 24 ORE successive all'arrivo, devono comunicare alle questure territorialmente competenti, ESCLUSIVAMENTE per il tramite del Servizio Alloggiati, le generalità delle persone alloggiate. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all'arrivo stesso."
Singkatnya: dalam 24 jam setelah kedatangan, hanya melalui Alloggiati Web, kirim data pribadi tamu ke markas kepolisian setempat; untuk masa inap kurang dari 24 jam, kirim saat kedatangan.
FAQ portal tersebut menambahkan tiga hal:
| Hal | Bunyi FAQ |
|---|---|
| Identitas | Art. 109 menyatakan "si può dare alloggio esclusivamente a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l'identità", yang dilaporkan melalui Alloggiati Web sebagaimana ditetapkan dekret 2013 yang diubah pada 2021 |
| Sewa jangka pendek | Kewajiban art. 109 juga berlaku untuk sewa kurang dari 30 hari (art. 19-bis Dekret-Undang-Undang 113/2018) |
| Tanda terima | "Le ricevute vanno conservate per cinque anni in formato digitale." |
Perhatikan bahwa lima tahun itu berlaku untuk tanda terima dari portal, yaitu bukti bahwa Anda sudah mengirim data. FAQ tidak menyebut apa pun tentang penyimpanan data tamu itu sendiri.
Daftar kolom yang persis ada di lampiran teknis dekret 2013. Portal hanya menerbitkannya dalam bentuk berkas PDF, yang tidak bisa dibaca kata demi kata untuk tulisan ini, sehingga pembagian per kolom tidak dicantumkan. Sebelum membuat formulir untuk Italia, ambil daftarnya dari manual dan tabel kode portal itu sendiri (halaman "Manuali" dan "Scarica tabelle"). Yang dipastikan teks kutipan adalah bahwa "generalità" tamu dikirim dan bahwa setiap tamu memerlukan dokumen identitas.
Tiga negara berdampingan
| Spanyol | Italia | Jerman | |
|---|---|---|---|
| Sumber | Real Decreto 933/2021 | Art. 109 TULPS, DM 7/01/2013 sebagaimana diubah oleh DM 16/09/2021 | BMG §§ 29, 30 |
| Siapa yang didaftarkan | Setiap tamu; formulir ditandatangani semua orang di atas 14 tahun | Setiap tamu, dengan dokumen identitas | Tamu asing; pendamping dicatat jumlahnya |
| Nama, tanggal lahir, kewarganegaraan | Ya | "Generalità" (daftar persis di lampiran 2013) | Ya |
| Jenis kelamin | Ya | Di lampiran 2013 | Tidak |
| Nomor dokumen | Nomor dan, untuk kartu Spanyol, nomor soporte | Di lampiran 2013 | Nomor seri paspor |
| Alamat | Alamat lengkap tempat tinggal tetap | Di lampiran 2013 | Ya |
| Telepon dan email | Ya | Di lampiran 2013 | Tidak |
| Data pembayaran | Ya | Tidak disebut dalam teks kutipan | Tidak |
| Tenggat | 24 jam | 24 jam; saat kedatangan untuk masa inap kurang dari 24 jam | Tidak ada untuk pengiriman; formulir ditandatangani pada hari kedatangan |
| Saluran | Telematis | Hanya Alloggiati Web | Disimpan di lokasi, ditunjukkan bila diminta |
| Masa simpan | 3 tahun sejak layanan berakhir | Tanda terima 5 tahun | 1 tahun sejak keberangkatan, dimusnahkan dalam 3 bulan |
Ini adalah pembacaan atas teks yang dikutip, bukan nasihat hukum. Aturan pajak setempat bisa menambahkan kolom lain, sebagaimana diizinkan § 30(3) BMG di Jerman.
Apa yang bisa diisi otomatis formulir check-in dari dokumen
Tumpang tindihnya terlihat jelas pada tabel. Di ketiga negara, kolom yang diambil dari dokumen adalah inti yang sama: nama depan, nama keluarga, tanggal lahir, kewarganegaraan, nomor dokumen, dan jenis dokumen. Spanyol juga meminta jenis kelamin. Sisanya, seperti alamat, telepon, email, tanggal menginap, pendamping, dan pembayaran, menjadi urusan tamu atau sistem pemesanan Anda.
Dari situ muncul desain formulir yang sederhana:
- Isi otomatis kolom dokumen dari foto halaman data. Tamu memeriksanya alih-alih mengetiknya. Ini juga memenuhi kewajiban ketepatan art. 4.3 dekret Spanyol dan kewajiban pencocokan § 30(2) BMG, karena nilainya berasal dari dokumen itu sendiri.
- Gunakan digit pemeriksa MRZ. Zona baca mesin pada paspor memuat digit pemeriksa untuk nomor dokumen, tanggal lahir, dan tanggal kedaluwarsa. Digit yang salah baca atau salah ketik akan gagal diperiksa, sehingga formulir bisa menandainya sebelum catatan dikirim. Pemeriksa MRZ menunjukkan cara setiap digit dihitung.
- Tampilkan pemisahan nama keluarga untuk tamu Spanyol. Satu kolom nama keluarga di paspor, dua di formulir.
- Minta hanya yang dibutuhkan negara tersebut. Formulir Jerman memuat "ausschließlich" kolom § 30(2), jadi jangan bawa kolom telepon dan email dari Spanyol.
- Masukkan tenggat ke dalam alur kerja. Spanyol dan Italia menghitung 24 jam; Jerman menghitung hari kedatangan.
Peran doc.cheap
doc.cheap membaca satu gambar per panggilan dengan POST /v1/scans dan mengembalikan kolom dokumen sebagai JSON: holder.given_names, holder.surname, holder.birth_date, holder.sex dan holder.nationality, serta document.kind, document.number, document.expiry_date dan document.issuing_state (negara penerbit). Kolom mrz.status menyatakan apakah digit pemeriksa passed atau failed, dan mrz.reason menyebutkan apa yang gagal. Panduan Mengenali paspor menjelaskan panggilannya langkah demi langkah.
Sketsa pemetaan ke formulir check-in, dengan kunci sandbox dari dokumentasi:
const response = await fetch("https://api.doc.cheap/v1/scans", {
method: "POST",
headers: {
Authorization: "Bearer sk_sandbox_public",
"Content-Type": "application/json",
},
body: JSON.stringify({ image: base64Photo, reference: bookingId }),
});
const scan = await response.json();
const prefill = {
firstName: scan.holder?.given_names,
surname: scan.holder?.surname,
sex: scan.holder?.sex,
birthDate: scan.holder?.birth_date,
nationality: scan.holder?.nationality,
documentType: scan.document?.kind,
documentNumber: scan.document?.number,
documentExpiry: scan.document?.expiry_date,
issuingState: scan.document?.issuing_state,
mrzOk: scan.mrz?.status === "passed",
};
// Alamat, telepon, email, tanggal menginap, dan pendamping tetap diisi oleh tamu.
API ini mengisi kolom formulir. API ini tidak mengirim apa pun ke polisi, otoritas Spanyol, atau Alloggiati Web: pengiriman tetap dilakukan oleh sistem properti Anda. Gambar dokumen itu sendiri tidak pernah disimpan, dan dengan retain_hours: 0 tidak ada apa pun tentang pemindaian yang dicatat.
Anda bisa mencobanya tanpa akun dengan kunci sandbox publik. doc.cheap menyertakan 100 pengenalan gratis setiap bulan, dan perbandingan API OCR paspor mencantumkan layanan terkelola lain beserta harga yang dipublikasikan.
Setiap pernyataan hukum di atas dikutip dari halaman BOE, gesetze-im-internet.de, dan Alloggiati Web yang ditautkan; setiap pernyataan tentang doc.cheap telah diperiksa terhadap kodenya.
Pertanyaan untuk Anda: apakah alur check-in Anda melayani lebih dari satu negara ini, dan bagaimana Anda menangani kolom yang berbeda? Ceritakan di kolom komentar di bawah.