Chaque hôtel en Espagne, en Italie et en Allemagne doit noter qui dort dans ses chambres. Les trois pays demandent des champs différents, dans des délais différents, par des canaux différents, et conservent les données pendant des durées différentes. Une fiche de check-in conçue pour l'un d'eux ne convient pas aux deux autres.
Cet article lit les textes de référence de chaque pays et répartit les champs en deux groupes : ceux imprimés sur le passeport ou la carte d'identité du client, et ceux que seul le client peut vous donner. Chaque exigence ci-dessous est citée depuis la source en lien. Là où une source n'a pas pu être lue en entier, le manque est signalé au lieu d'être comblé.
Ceci est le blog de doc.cheap, une API OCR pour passeports et cartes d'identité qui lit les passeports et les cartes d'identité à partir d'une photo et recalcule côté serveur les chiffres de contrôle de leur MRZ. Rien de ce qui suit n'en dépend.
Espagne : Real Decreto 933/2021
Les règles espagnoles figurent dans le Real Decreto 933/2021, publié au BOE, le journal officiel espagnol. Le texte consolidé indique « Última actualización, publicada el 27/10/2021 », et ses obligations de communication s'appliquent « a partir del 2 de enero de 2023 » (Disposición final tercera).
Ce que le décret exige d'un hôtel :
| Exigence | Ce que dit le texte | Où |
|---|---|---|
| Qui signe | Les fiches d'entrée « deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce años » ; les données d'un enfant de moins de 14 ans sont fournies par l'adulte qui l'accompagne | Art. 4.2 |
| Exactitude | L'établissement répond de la concordance des données avec les documents d'identité « que habrán de ser exhibidos o facilitados por los usuarios » | Art. 4.3 |
| Registre | Un « registro informático » contenant les données des annexes I et II | Art. 5.1 |
| Délai | Transmettre les données « de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas », à compter de la réservation et de « Al inicio de los servicios contratados » | Art. 6.3 |
| Canal | « por procedimientos telemáticos » ; les hébergeurs non professionnels peuvent utiliser d'autres moyens | Art. 6.4 |
| Conservation | « Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada. » | Art. 5.3 |
Les champs du client se trouvent à l'Anexo I, section A.3, « Datos de los viajeros ». Voici la liste, classée selon l'origine de la valeur :
| Champ de l'Anexo I A.3 | Source au check-in |
|---|---|
| a) Nombre | Document |
| b) Primer apellido | Document |
| c) Segundo apellido | Document, si le titulaire en a un |
| d) Sexo | Document |
| e) Número de documento de identidad | Document |
| f) Número de soporte del documento | Document (cartes espagnoles) ; ne fait pas partie des champs de la MRZ du passeport |
| g) Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE) | Document |
| h) Nacionalidad | Document |
| i) Fecha de nacimiento | Document |
| j) Lugar de residencia habitual (Dirección completa, Localidad, País) | Client |
| k) Teléfono fijo, l) Teléfono móvil, m) Correo electrónico | Client |
| n) Número de viajeros | Client ou réservation |
| o) Relación de parentesco entre los viajeros (si l'un d'eux est mineur) | Client |
La section A.4, « Datos de la transacción », ajoute le côté réservation : la référence du contrat, sa date et les signatures ; la date et l'heure d'arrivée et de départ ; l'adresse de l'établissement, le nombre de chambres et la présence d'Internet ; et le paiement : type, identification du moyen de paiement, son titulaire, la date d'expiration de la carte et la date du paiement. Rien de tout cela ne figure sur un passeport. Ces données viennent de vos systèmes de réservation et de paiement.
Un piège pour les parseurs : un passeport ne comporte qu'un seul champ de nom de famille. Les noms espagnols ont souvent deux noms de famille, et le décret les demande séparément ; la fiche doit donc afficher le découpage et laisser le client le corriger.
Allemagne : Bundesmeldegesetz §§ 29 et 30
Les règles allemandes figurent dans la loi fédérale sur la déclaration de résidence, le Bundesmeldegesetz (BMG). Le § 29 BMG dit qui doit se déclarer :
"Beherbergte ausländische Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben, der die in § 30 Absatz 2 aufgeführten Daten enthält." (§ 29(2))
Dans le texte en vigueur, l'obligation pèse donc sur les clients étrangers, et elle s'applique le jour de l'arrivée. Les conjoints, partenaires et enfants mineurs étrangers qui les accompagnent ne sont indiqués que par leur nombre, et pour les groupes de voyage de plus de 10 personnes, seul le responsable du groupe signe. Selon le § 29(3), les clients étrangers justifient de leur identité « durch die Vorlage eines gültigen Identitätsdokumentes (anerkannter und gültiger Pass oder Passersatz) ».
La fiche n'a pas besoin d'être en papier. Selon le § 29(5), avec le consentement du client, les données peuvent être recueillies par voie électronique, et le client confirme le jour de l'arrivée par l'une de trois voies : un paiement par carte avec authentification forte du client, la fonction d'identité électronique d'une carte d'identité ou d'un titre de séjour, ou la lecture sur place de l'identité électronique de cette carte.
Le § 30 BMG fixe le contenu. La fiche contient « ausschließlich folgende Daten », c'est-à-dire uniquement ces données :
| Champ du § 30(2) | Source au check-in |
|---|---|
| 1. Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise | Client ou réservation |
| 2. Familiennamen | Document |
| 3. Vornamen | Document |
| 4. Geburtsdatum | Document |
| 5. Staatsangehörigkeiten | Document (un client qui en a plusieurs ajoute les autres) |
| 6. Anschrift | Client |
| 7. Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit | Client |
| 8. Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers | Document |
L'exploitant doit aussi comparer la fiche avec le document d'identité et noter toute différence, ou un document manquant ou invalide (§ 30(2)). Les Länder peuvent ajouter des champs pour les taxes de séjour et de cure (§ 30(3)).
La conservation figure au § 30(4) : garder les fiches « vom Tag der Abreise der beherbergten Person an ein Jahr », puis les détruire « innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ». Les mêmes durées s'appliquent aux données électroniques, que l'exploitant doit remettre aux autorités sous une forme lisible par machine sur demande. Contrairement à l'Espagne et à l'Italie, le BMG ne fixe aucun délai de transmission courante : les fiches sont conservées sur place et présentées sur demande. Le traitement électronique doit respecter les art. 24, 25 et 32 du Règlement (UE) 2016/679, le RGPD (§ 30(5)).
Italie : art. 109 TULPS et Alloggiati Web
L'obligation italienne découle de l'art. 109 du TULPS, le texte unique des lois sur la sécurité publique, et des décrets du 7 janvier 2013 et du 16 septembre 2021. Le texte officiel de l'article sur Normattiva se charge par script ; les citations ci-dessous proviennent donc du portail de la Police d'État qui reçoit les données, Alloggiati Web. Sa page d'accueil indique :
"I gestori di esercizi alberghieri e di tutte le altre strutture ricettive, ENTRO LE 24 ORE successive all'arrivo, devono comunicare alle questure territorialmente competenti, ESCLUSIVAMENTE per il tramite del Servizio Alloggiati, le generalità delle persone alloggiate. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all'arrivo stesso."
En bref : dans les 24 heures qui suivent l'arrivée, et uniquement par Alloggiati Web, transmettre l'identité des clients à la questura, la préfecture de police locale ; pour un séjour de moins de 24 heures, dès l'arrivée.
La FAQ du portail ajoute trois points :
| Point | Ce que dit la FAQ |
|---|---|
| Identité | L'art. 109 dispose que « si può dare alloggio esclusivamente a persone munite di un documento idoneo ad attestarne l'identità », données communiquées par Alloggiati Web selon le décret de 2013, modifié en 2021 |
| Locations courtes | Les obligations de l'art. 109 s'étendent aux locations de moins de 30 jours (art. 19-bis du décret-loi 113/2018) |
| Reçus | « Le ricevute vanno conservate per cinque anni in formato digitale. » |
Notez que les cinq ans concernent les reçus du portail, la preuve que vous avez envoyé les données. La FAQ ne dit rien de la conservation des données des clients elles-mêmes.
La liste exacte des champs figure dans l'annexe technique du décret de 2013. Le portail ne la publie qu'en fichiers PDF, qui n'ont pas pu être lus mot pour mot pour cet article ; la répartition champ par champ est donc omise. Avant de construire la fiche italienne, prenez la liste dans les manuels et les tables de codes du portail lui-même (les pages « Manuali » et « Scarica tabelle »). Le texte cité confirme que les « generalità » des clients sont transmises et que chaque client doit avoir un document d'identité.
Les trois pays côte à côte
| Espagne | Italie | Allemagne | |
|---|---|---|---|
| Source | Real Decreto 933/2021 | Art. 109 TULPS, DM 7/01/2013 modifié par le DM 16/09/2021 | BMG §§ 29, 30 |
| Qui est enregistré | Chaque client ; les moins de 14 ans via un adulte | Chaque client, avec un document d'identité | Clients étrangers ; accompagnants en nombre |
| Nom, date de naissance, nationalité | Oui | « Generalità » (liste exacte dans l'annexe de 2013) | Oui |
| Sexe | Oui | Dans l'annexe de 2013 | Non |
| Numéro du document | Numéro et, pour les cartes espagnoles, le numéro de support | Dans l'annexe de 2013 | Numéro de série du passeport |
| Adresse | Adresse complète de la résidence habituelle | Dans l'annexe de 2013 | Oui |
| Téléphone et e-mail | Oui | Dans l'annexe de 2013 | Non |
| Données de paiement | Oui | Non mentionnées dans le texte cité | Non |
| Délai | 24 heures | 24 heures ; dès l'arrivée pour les séjours de moins de 24 heures | Aucun pour l'envoi ; fiche signée le jour de l'arrivée |
| Canal | Télématique | Alloggiati Web uniquement | Conservée sur place, présentée sur demande |
| Conservation | 3 ans à compter de la fin du service | Reçus 5 ans | 1 an à compter du départ, destruction sous 3 mois |
Ceci est une lecture des textes cités, pas un conseil juridique. Les règles fiscales locales peuvent ajouter des champs, comme le § 30(3) BMG le permet en Allemagne.
Ce qu'une fiche de check-in peut préremplir à partir du document
Le recoupement est net dans les tableaux. Dans les trois pays, les champs tirés du document forment le même noyau : prénoms, nom, date de naissance, nationalité, numéro et type de document. L'Espagne demande en plus le sexe. Le reste, comme l'adresse, le téléphone, l'e-mail, les dates de séjour, les accompagnants et le paiement, revient au client ou à votre système de réservation.
Cela donne une conception de fiche simple :
- Préremplir les champs du document à partir d'une photo de la page de données. Le client les vérifie au lieu de les taper. Cela couvre aussi l'obligation d'exactitude de l'art. 4.3 du décret espagnol et l'obligation de comparaison du § 30(2) BMG, car les valeurs viennent du document lui-même.
- Utiliser les chiffres de contrôle de la MRZ. La zone de lecture automatique d'un passeport porte des chiffres de contrôle sur le numéro du document, la date de naissance et la date d'expiration. Un chiffre mal lu ou mal tapé échoue au contrôle, et la fiche peut le signaler avant l'envoi de l'enregistrement. Le vérificateur de MRZ montre comment chaque chiffre est calculé.
- Afficher le découpage du nom pour les clients espagnols. Un seul champ de nom sur le passeport, deux sur la fiche.
- Ne demander que ce que le pays exige. Une fiche allemande contient « ausschließlich » les champs du § 30(2) ; ne reprenez donc pas les champs téléphone et e-mail de l'Espagne.
- Intégrer les délais au processus. L'Espagne et l'Italie comptent 24 heures ; l'Allemagne compte le jour de l'arrivée.
La place de doc.cheap
doc.cheap lit une image par appel avec POST /v1/scans et renvoie les champs du document en JSON : holder.given_names, holder.surname, holder.birth_date, holder.sex et holder.nationality, ainsi que document.kind, document.number, document.expiry_date et document.issuing_state (l'État émetteur). Le champ mrz.status indique si les chiffres de contrôle sont passed ou failed, et mrz.reason précise ce qui a échoué. Le guide Reconnaître un passeport détaille l'appel.
Une esquisse du mappage vers une fiche de check-in, avec la clé sandbox de la documentation :
const response = await fetch("https://api.doc.cheap/v1/scans", {
method: "POST",
headers: {
Authorization: "Bearer sk_sandbox_public",
"Content-Type": "application/json",
},
body: JSON.stringify({ image: base64Photo, reference: bookingId }),
});
const scan = await response.json();
const prefill = {
firstName: scan.holder?.given_names,
surname: scan.holder?.surname,
sex: scan.holder?.sex,
birthDate: scan.holder?.birth_date,
nationality: scan.holder?.nationality,
documentType: scan.document?.kind,
documentNumber: scan.document?.number,
documentExpiry: scan.document?.expiry_date,
issuingState: scan.document?.issuing_state,
mrzOk: scan.mrz?.status === "passed",
};
// Adresse, téléphone, e-mail, dates de séjour et accompagnants restent du ressort du client.
L'API remplit des champs de formulaire. Elle n'envoie rien à la police, aux autorités espagnoles ni à Alloggiati Web : l'envoi reste du ressort de votre logiciel hôtelier. L'image du document elle-même n'est jamais stockée, et avec retain_hours: 0, rien du scan n'est conservé.
Vous pouvez l'essayer sans compte avec la clé sandbox publique. doc.cheap inclut 100 reconnaissances gratuites chaque mois, et le comparatif des API OCR de passeport recense d'autres services hébergés avec leurs prix publiés.
Chaque affirmation juridique ci-dessus est citée depuis les pages en lien du BOE, de gesetze-im-internet.de et d'Alloggiati Web ; chaque affirmation sur doc.cheap a été vérifiée dans son code.
Une question pour vous : votre processus de check-in sert-il plus d'un de ces pays, et comment gérez-vous les champs qui diffèrent ? Dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous.